CWaPE-dossier van uw energiegemeenschap
De officiële formulieren vooraf ingevuld, de statussen en de termijnen van elk dossier: op één plek samengebracht en bewaard.
Wie in Wallonië een energiegemeenschap opricht of wijzigt, moet de formulieren van de CWaPE, de Waalse regulator, en de overeenkomsten van de distributienetbeheerder invullen, en daarna termijnen halen die in werkdagen worden geteld. Dezelfde gegevens gaan van het ene bestand naar het andere (leden, leveringspunten, installaties), en maanden later moet u nog kunnen zeggen wat er is ingediend en wanneer. OptimCE bereidt die documenten voor op basis van de gegevens van de gemeenschap en houdt elke stap bij.
Hoe OptimCE het aanpakt
Eén dossier per deelactie
Elk dossier betreft één enkele deelactie: een gemeenschap met meerdere deelacties opent een dossier per deelactie. Het type van het dossier, bijvoorbeeld een kennisgeving van oprichting, bepaalt welke reglementaire termijnen daarna worden berekend. U geeft het een vrije titel en de referentie die de bevoegde instantie toekent; die referentie kunt u later nog wijzigen.
Zolang het dossier “in voorbereiding” is, blijft het bewerkbaar en loopt er geen enkele termijn. De fiche van het dossier brengt zijn documenten, zijn termijnen en de historiek van zijn statussen samen, en biedt alleen de statuswijzigingen aan die in dat stadium zijn toegestaan. De module wordt per gemeenschap geactiveerd.
De officiële formulieren, vooraf ingevuld
OptimCE vertrekt van de officiële bestanden van de CWaPE, ongewijzigd: elf pakketten invulbare pdf’s, Excel-werkmappen en Word-overeenkomsten. Het vult ze vooraf in met de gegevens van de gemeenschap. De lijst van leden, leveringspunten en meters wordt één keer bijgehouden en voedt daarna elk document dat erom vraagt.
Voordat u een document genereert, leest u de overgenomen gegevens na en past u zo nodig een waarde aan, alleen voor dat document. Velden die het platform niet kan afleiden, blijven bewerkbaar. Elke generatie voegt een nieuwe versie toe, en een bewaard bestand wordt nooit vervangen: u vindt terug wat er is aangemaakt, wanneer en door wie. Een document dat u al in handen hebt, voegt u op dezelfde manier aan het dossier toe.
Statussen en een logboek dat niets wist
U dient het dossier in via uw gebruikelijke kanalen en registreert daarna in OptimCE dat die indiening heeft plaatsgevonden, op de werkelijke datum. Het dossier krijgt dan de status “ingediend”; daarna kan het volledig verklaard of gecorrigeerd worden, of vervallen.
Elke statuswijziging wordt vastgelegd in een logboek. Een correctie komt erbij, ze wist niets: de vraag “wat hebben we bezorgd, en wanneer?” heeft altijd een antwoord.
Berekende, niet ingetikte termijnen
U voert nooit een termijn met de hand in. OptimCE berekent hem op basis van het type dossier, het gewest en de datum die u hebt geregistreerd, in werkdagen volgens de Belgische kalender. Eén tabblad brengt de termijnen van alle dossiers samen, en het dashboard van de beheerder toont ze. E-mails, in het Nederlands, het Frans, het Duits of het Engels, melden de administratieve termijnen.
Is een verplichting nagekomen, dan markeert u de termijn als gehaald: hij verdwijnt uit de lijst van openstaande termijnen, maar de historiek van het dossier houdt hem bij.
Wat elk lid kan nagaan
Een deelnemer staat bij naam in de documenten die aan de regulator worden bezorgd. OptimCE geeft hem een pagina “Wat er over mij is ingediend”, met de documenten waarin hij voorkomt en de bezorgde waarden, vastgelegd op de datum van indiening.
Wat het niet doet
OptimCE dient niets in. Geen enkel document vertrekt automatisch naar de CWaPE of naar de netbeheerder. Het indienen blijft uw zaak; het platform bereidt het document voor, registreert de datum van bezorging en bewaart de exacte versie die is vertrokken.
OptimCE ondertekent niets. De overeenkomsten blijven contracten die de partijen nalezen en ondertekenen. Een vooraf ingevuld document is klaar om te worden ondertekend; het wordt niet in de applicatie ondertekend.
Brussel en Vlaanderen: gepland, nog niet beschikbaar. De module bereidt vandaag de documenten van de CWaPE voor. Brussel en Vlaanderen leggen hun eigen documenten op: de ondersteuning ervan is gepland, maar nog niet geïmplementeerd. Voor een gemeenschap in Vlaanderen of in Brussel geldt deze pagina dus nog niet.
Het controleert de inhoud niet in uw plaats. Een formulier dat vooraf is ingevuld met verkeerde gegevens, blijft verkeerd. Lees na wat u indient, en houd de toelichtingsgidsen van de CWaPE bij de hand.
Veelgestelde vragen
Dient OptimCE het dossier in bij de CWaPE?
Nee. OptimCE bereidt de documenten voor, maar het indienen blijft uw zaak, via uw gebruikelijke kanalen. Daarna registreert u in het platform dat het dossier is ingediend, en op welke datum: vanaf die datum lopen de termijnen. OptimCE ondertekent ook niets.
Zijn de formulieren de officiële versies van de CWaPE?
Ja. OptimCE vertrekt van de officiële, ongewijzigde bestanden: elf pakketten invulbare pdf’s, Excel-werkmappen en Word-overeenkomsten. Het vult ze vooraf in met de gegevens van de gemeenschap; velden die het niet kan afleiden, blijven bewerkbaar.
Hoe worden de termijnen berekend?
Op basis van het type dossier, het gewest en de indieningsdatum die u hebt geregistreerd. Termijnen in werkdagen volgen de Belgische kalender. De termijnen verschijnen op het dashboard van de beheerder en worden per e-mail gemeld.
Kunnen de leden zien wat er over hen is aangegeven?
Ja. Elk lid heeft een pagina “Wat er over mij is ingediend”: daar staan de documenten waarin het lid voorkomt en de bezorgde waarden, zoals ze waren op de datum van indiening. Die waarden veranderen niet als zijn gegevens nadien worden gecorrigeerd.
Verder lezen
- Energiegemeenschap: CWaPE-documenten en termijnen: elk formulier, wie het indient, waar en binnen welke termijn.
- Energiegemeenschap oprichten in Wallonië: de stappen, van de rechtsvorm tot de kennisgeving.