Logiciel de facturation pour communauté d'énergie
Du prix au kWh jusqu'au paiement reçu : les factures de vos membres, calculées sur la répartition transmise par le gestionnaire de réseau.
À chaque période, le gestionnaire d’une communauté d’énergie transforme les volumes partagés en une facture par membre : appliquer le bon prix, numéroter sans trou, ajouter une communication structurée, puis vérifier qui a payé. Dans un tableur, chacune de ces étapes se refait à la main, et chaque erreur se corrige à la main. Le module de facturation d’OptimCE reprend ce travail à partir de la répartition transmise par le gestionnaire de réseau, dans le cadre wallon.
Comment OptimCE s’en charge
Le module suit le cycle complet, du tarif à l’encaissement. Les tarifs et les factures sont toujours rattachés à une opération de partage : une communauté qui en exploite plusieurs les facture séparément.
Vous fixez deux prix
La communauté décide de ses prix, en €/kWh. Le prix de vente s’applique à l’énergie partagée consommée par les membres ; le prix de rachat rémunère l’injection que les producteurs partagent avec la communauté.
Chaque prix vaut pour toute l’opération, pour un segment de clientèle (résidentiel, professionnel, industriel) ou pour un point de fourniture précis, et porte une période de validité. Quand plusieurs règles visent le même membre, la plus précise l’emporte. Un tarif réduit pour une école ou pour un ménage ne demande donc pas de seconde opération : il suffit d’un prix sur son EAN.
Vous lancez un cycle sur une période
Vous choisissez l’opération et la période à facturer : un mois, un trimestre, au rythme de la communauté. La facturation s’appuie sur les relevés au quart d’heure que le gestionnaire de réseau transmet pour l’opération. Au lancement, OptimCE fige un instantané de ces volumes : les montants sont calculés sur des données gelées, que l’on peut retracer si un membre pose une question.
Le calcul tourne en arrière-plan. Il produit un brouillon par membre, téléchargeable en PDF avec le filigrane « proforma ». Un brouillon se relit, se supprime ou se recalcule librement : rien n’est définitif tant que vous n’avez pas émis.
Vous émettez les documents
À l’émission, chaque document reçoit un numéro dans une numérotation continue, une communication structurée et une date d’échéance. OptimCE génère trois documents en PDF, chacun avec sa série :
- la facture (F-…), pour l’énergie partagée consommée par un membre ;
- la note de crédit (NC-…), pour annuler une facture déjà émise ;
- le décompte de rémunération (DP-…), pour l’injection partagée d’un producteur.
Un membre à la fois consommateur et producteur reçoit deux documents distincts. Une facture émise ne se modifie plus : une erreur se corrige par une note de crédit, puis par une nouvelle facture, et l’historique reste complet.
Vous suivez les paiements
Les membres paient par virement, en reprenant la communication structurée. Vous enregistrez chaque paiement reçu ; le montant est prérempli avec le total du document, et les paiements partiels sont acceptés. La facture passe au statut « payée » quand le total est atteint, et celles dont l’échéance est dépassée apparaissent en retard.
De son côté, chaque membre retrouve ses propres documents dans l’application, avec leur numéro, leur montant, leur statut et leur communication structurée. Il ne voit que les siens.
Ce que ça ne fait pas
Bruxelles et la Flandre : prévues, pas encore là. Le module de facturation est conçu aujourd’hui pour les communautés wallonnes, sous le contrôle de la CWaPE. Les cadres flamand et bruxellois sont prévus, mais pas encore implémentés.
L’énergie partagée seulement. La facture de la communauté valorise l’énergie partagée au prix interne, hors frais de réseau et taxes. L’énergie que le partage n’a pas couverte reste facturée par le fournisseur de chaque membre, au tarif de son contrat.
Pas d’encaissement. OptimCE ne prélève rien et ne reçoit aucun paiement : les membres paient par virement sur le compte de la communauté, et vous enregistrez ce qui est arrivé.
Des documents en français. Les PDF sont générés en français, quelle que soit la langue de l’interface.
Un taux de TVA unique, pour l’instant. Le module applique aujourd’hui un taux de 21 % à tous les documents. Les taux différenciés, comme le taux réduit de 6 % sur l’électricité d’un ménage, et la franchise de TVA ne sont pas encore gérés. Le régime de la communauté, assujettie ou non et à quels taux selon les membres, se décide avec un comptable avant la première facture : notre guide sur la facturation de l’électricité partagée présente les cas.
Questions fréquentes
D’où viennent les données utilisées pour facturer ?
De la répartition transmise par le gestionnaire de réseau : les volumes partagés au quart d’heure, que vous importez pour l’opération et la période à facturer. Au lancement du cycle, OptimCE fige un instantané de ces volumes ; les montants sont calculés sur ces données gelées, que l’on peut retracer.
Peut-on appliquer des prix différents selon les membres ?
Oui. Chaque prix s’applique à toute l’opération, à un segment de clientèle (résidentiel, professionnel, industriel) ou à un point de fourniture (EAN) précis, pour une période de validité. Quand plusieurs règles visent le même membre, la plus précise l’emporte : le prix d’un EAN passe avant celui de son segment, qui passe avant le prix global.
Comment corriger une facture déjà émise ?
Une facture émise a reçu un numéro dans une numérotation continue : elle ne se modifie plus et ne se supprime plus. Pour la corriger, vous émettez une note de crédit qui l’annule, puis vous refacturez. Tant qu’un document est au stade de brouillon, vous pouvez au contraire le supprimer ou le recalculer.
OptimCE gère-t-il la TVA ?
En partie. Le module calcule la TVA, mais avec un taux unique de 21 % pour tous les documents : les taux qui varient selon le membre et la franchise de TVA ne sont pas encore gérés. Le régime de TVA de la communauté (assujettissement, taux applicables à chaque membre) se décide avec un comptable avant la première facture.
Pour aller plus loin
- Facturer l’électricité partagée en Belgique : qui facture quoi, la TVA et les mentions obligatoires.
- Prix de cession interne en communauté d’énergie : comment fixer un prix défendable devant l’assemblée générale.
- Facturation d’une communauté d’énergie : l’annonce du module, avec le détail des documents et de leur cycle de vie.