Een gemeenschap starten op OptimCE

Zes stappen, van het aanmaken van de gemeenschap tot de eerste factuur, elk met een eigen stapsgewijze handleiding.

Een energiegemeenschap in software opstarten draait vooral om de juiste volgorde. Deze pagina volgt de volgorde waarin een beheerder een Waalse gemeenschap in OptimCE instelt, van het aanmaken tot de eerste factuur. Voor een gemeenschap in Vlaanderen of in Brussel geldt dit traject nog niet (zie onderaan). Elke stap verwijst naar zijn stapsgewijze handleiding, die elk scherm toont met testgegevens, en naar de pagina die de module in detail beschrijft.

Wat u bij de hand moet hebben

  • Voor de gemeenschap: haar officiële naam, haar btw-nummer, het adres van haar zetel, haar IBAN en de rekeninghouder.
  • Voor elk lid: zijn status (particulier of bedrijf), zijn naam, zijn e-mailadres, zijn telefoonnummer, zijn adres en zijn IBAN; voor een particulier ook zijn rijksregisternummer.
  • Voor elke meter: het installatieadres, de EAN-code, het meternummer, de technische kenmerken (fasen, uitleesfrequentie, vermogen) en de netbeheerder.

Niets verplicht u om alles al op de eerste dag te hebben: het dashboard toont wat nog ontbreekt.

Het traject, stap voor stap

1. De gemeenschap aanmaken

Vanuit “Mijn gemeenschappen” maakt u de gemeenschap aan: een naam en haar regulator, voor Wallonië vooraf ingesteld op de CWaPE. U wordt er beheerder van; daarna moet u ze nog activeren om ze in te stellen.

Handleiding (in het Engels, net als de volgende): een gemeenschap aanmaken. Voor het overzicht: beheersoftware voor energiegemeenschappen.

Dashboard van een nieuwe gemeenschap (Engelstalige interface): “Things to check” (aandachtspunten) somt vijf ontbrekende gegevens op (btw-nummer, officiële naam, IBAN, rekeninghouder, adres van de zetel), en er bestaat nog geen enkele deelactie (“No sharing operation yet”).
Het dashboard van een pas aangemaakte gemeenschap: wat er nog moet worden aangevuld (testgegevens, Engelstalige interface).

2. De leden toevoegen

Een wizard in vier stappen registreert elk lid: zijn status, zijn persoonlijke gegevens, zijn adressen en zijn bankgegevens. Daarna stelt een venster voor om meteen zijn meter toe te voegen; dat kunt u ook later doen vanuit zijn fiche. U kunt leden ook via een uitnodiging toevoegen.

Handleiding: een lid aanmaken. Module: leden, meters en gemeenschappen.

Eerste stap van de wizard “Add a member” (lid toevoegen, Engelstalige interface): de keuze van de status, particulier (“Individual”) of bedrijf (“Company”), gevolgd door de stappen persoonlijke gegevens, adressen en bankgegevens.
De wizard om een lid aan te maken, bij de eerste stap (testgegevens, Engelstalige interface).

3. De meters toevoegen

Vul voor elke meter de locatie en de EAN-code in, de kenmerken, de netbeheerder, het lid op wiens naam hij staat en de activeringsdatum. De energiewaarden van de meter, zoals het afnamevermogen en de productiecapaciteit, voeden de verdeelberekeningen. Vóór zijn activeringsdatum telt de meter in geen enkele berekening mee.

Handleiding: een meter aanmaken. Module: leden, meters en gemeenschappen.

4. De deelactie aanmaken

Geef ze een naam, een type (binnen een gebouw, hernieuwbare-energiegemeenschap of burgerenergiegemeenschap) en de gemeenten die ze dekt. De tarieven, de facturen en de administratieve dossiers worden daarna aan deze deelactie gekoppeld.

Handleiding: een deelactie aanmaken. Module: het CWaPE-dossier van de deelactie.

5. De verdeelsleutel vastleggen

Geef met de wizard het aantal verbruikers en hun namen op, en daarna de iteraties, die elk een percentage van de energie verdelen, tot 100 %. U kunt ook een sleutel laten voorstellen op basis van uw gegevens, en hem simuleren voordat u hem aanneemt.

Handleiding: een sleutel aanmaken met de wizard. Module: verdeelsleutel: genereren, simuleren, opvolgen.

6. Factureren

Leg de verkoopprijs van de gedeelde energie en de terugkoopprijs van de injectie vast, importeer de meetgegevens van de periode, genereer een ontwerp per lid, reik de documenten uit en volg daarna de betalingen op.

Handleiding: een deelactie factureren, van het tarief tot de ontvangen betaling. Module: de facturatiesoftware.

En daarna

Elk lid vindt zijn facturen terug in de applicatie en kan inzien wat er over hem bij de regulator is ingediend. Voor de stappen bij de CWaPE bereidt de module voor administratieve documenten de officiële formulieren van de deelactie voor en berekent ze de termijnen in werkdagen.

Wat het niet doet

OptimCE richt de rechtspersoon niet op. De rechtsvorm van de gemeenschap, haar statuten en haar algemene vergadering regelt u buiten de applicatie.

OptimCE dient niets in uw plaats in. De kennisgevingen aan de CWaPE en de overeenkomsten met de netbeheerder blijven uw zaak; OptimCE bereidt de documenten voor en volgt de termijnen op.

Brussel en Vlaanderen: gepland, nog niet beschikbaar. De regulator kiest u bij het aanmaken, maar de facturatie en de administratieve documenten dekken vandaag het Waalse kader. Brussel en Vlaanderen zijn gepland, maar nog niet geïmplementeerd. Het traject op deze pagina geldt dus nog niet voor een gemeenschap in Vlaanderen of in Brussel.

Veelgestelde vragen

Moet u OptimCE installeren om te starten?

Nee. OptimCE Cloud, op app.optimce.be, vraagt geen installatie: u maakt een account aan, daarna uw gemeenschap. Zelf hosten is een andere weg, voor teams die het platform zelf willen hosten.

Wat kost OptimCE?

OptimCE Cloud is gratis gedurende de hele alfafase, en zelf hosten is voor altijd gratis. Later kan er een betalend aanbod komen voor de gehoste versie; de alfagebruikers worden ruim vooraf verwittigd.

In welke volgorde doorloopt u de stappen?

In de volgorde van deze pagina, die de afhankelijkheden tussen de modules volgt: meters zijn gekoppeld aan leden, tarieven en facturen aan een deelactie, en de facturatie past de verdeling van die deelactie toe.

Kunt u meerdere gemeenschappen beheren met hetzelfde account?

Ja. Eén installatie van OptimCE beheert meerdere gemeenschappen, en een account kan tot meerdere ervan behoren. U schakelt van de ene naar de andere over vanuit “Mijn gemeenschappen”.

Verder lezen